Zertifizierter Verwalter: Was Eigentümer wissen müssen

Mit der WEG-Reform von 2020 hat der Gesetzgeber einen Qualifikationsnachweis für Verwalter von Wohnungseigentum eingeführt: den zertifizierten Verwalter. Inzwischen sind alle Übergangsfristen abgelaufen. Für Eigentümergemeinschaften stellt sich deshalb vor jeder Neubestellung oder Verlängerung die Frage, ob die Verwaltung die Anforderungen erfüllt.

Was das Gesetz regelt

Zwei Vorschriften greifen ineinander:

• § 26a WEG legt fest, wer sich „zertifizierter Verwalter“ nennen darf: Das ist nur, wer vor einer Industrie- und Handelskammer (IHK) in einer Prüfung nachgewiesen hat, dass er über die für die Verwaltertätigkeit nötigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse verfügt. Die Details zu Prüfung und Befreiungen regelt eine Verordnung des Bundesjustizministeriums (Zertifizierter-Verwalter-Prüfungsverordnung, ZertVerwV).
• § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG bestimmt, dass die Bestellung eines zertifizierten Verwalters grundsätzlich zur ordnungsmäßigen Verwaltung gehört. Jeder einzelne Eigentümer kann das also von der Gemeinschaft verlangen.

Die Bestellung eines Verwalters ohne Zertifizierung ist damit in der Regel angreifbar: Ein Beschluss, der dem Anspruch auf ordnungsmäßige Verwaltung widerspricht, kann innerhalb der gesetzlichen Fristen gerichtlich angefochten werden.

Fristen: Die Übergangszeit ist vorbei

Der Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter besteht seit dem 1. Dezember 2023. Für Verwalter, die bereits am 1. Dezember 2020 eine Gemeinschaft betreut haben, galt gegenüber dieser Gemeinschaft eine Schonfrist: Sie wurden bis zum 1. Juni 2024 so behandelt, als seien sie zertifiziert (§ 48 Abs. 4 WEG). Diese Frist ist abgelaufen. Heute muss jede Verwaltung die Qualifikation tatsächlich nachweisen können – unabhängig davon, wie lange sie die Gemeinschaft schon betreut.

Ausnahme für kleine Gemeinschaften

Das Gesetz sieht eine eng begrenzte Ausnahme vor. Auf einen zertifizierten Verwalter kann nur verzichtet werden, wenn alle drei Bedingungen gleichzeitig vorliegen:

1. In der Anlage gibt es weniger als neun Sondereigentumsrechte.
2. Ein Wohnungseigentümer selbst ist zum Verwalter bestellt.
3. Weniger als ein Drittel der Eigentümer (gezählt nach Köpfen) verlangt die Bestellung eines zertifizierten Verwalters.

Wird eine externe Verwaltung beauftragt, greift die Ausnahme also nicht – auch nicht in einer kleinen Anlage.

Wer gilt als zertifiziert?

Neben der bestandenen IHK-Prüfung stellt die ZertVerwV bestimmte Abschlüsse gleich. Dazu zählen nach Angaben der IHKs unter anderem:

• Volljuristen (Befähigung zum Richteramt),
• Immobilienkaufleute bzw. Kaufleute in der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft,
• geprüfte Immobilienfachwirte,
• Personen mit einem Hochschulabschluss mit immobilienwirtschaftlichem Schwerpunkt.

Die Liste ist abschließend. Eine offizielle Gleichstellungsbescheinigung stellt die IHK nicht aus; der Nachweis erfolgt über die jeweiligen Abschlussdokumente.

Bei Verwaltungsunternehmen (GmbH, AG, Personengesellschaft) gibt es kein eigenes Firmenzertifikat. Entscheidend ist, dass die Beschäftigten, die unmittelbar mit der Verwaltung Ihrer Gemeinschaft betraut sind, die Prüfung bestanden haben oder gleichgestellt sind.

So läuft die IHK-Prüfung ab

Die Prüfung besteht aus einem schriftlichen und einem mündlichen Teil. Nach Angaben der IHK Hannover dauert der schriftliche Teil 90 Minuten, der mündliche mindestens 15 Minuten je Prüfling. Geprüft werden vertiefte Kenntnisse im Wohnungseigentumsrecht, in kaufmännischen und in technischen Fragen sowie Grundlagen der Immobilienwirtschaft. In Hessen bieten unter anderem die IHK Frankfurt am Main, die IHK Gießen-Friedberg und die IHK Hanau-Gelnhausen-Schlüchtern die Prüfung an. Eine bestimmte Vorbereitung ist nicht vorgeschrieben.

Wichtig: Die Zertifizierung ersetzt nicht die Gewerbeerlaubnis nach § 34c GewO. Auch die gesetzliche Weiterbildungspflicht für Verwalter gilt weiter.

Was Sie als Eigentümer konkret tun können

• Nachweis anfordern: Bitten Sie Ihre Verwaltung um das IHK-Zertifikat oder den Nachweis eines gleichgestellten Abschlusses – idealerweise für die Person, die Ihre Anlage tatsächlich betreut. Die IHK selbst gibt aus Datenschutzgründen keine Auskunft über einzelne Personen.
• Vor der Bestellung prüfen: Lassen Sie sich bei Angeboten neuer Verwaltungen den Nachweis vor der Abstimmung vorlegen.
• Verwalterwechsel planen: Fehlt der Nachweis, ist ein geordneter Wechsel oft der sauberste Weg. Wie das abläuft, lesen Sie in unserem Ratgeber Verwalterwechsel in der WEG.

Wenn Sie eine qualifizierte Betreuung Ihrer Gemeinschaft suchen, informieren Sie sich über unsere WEG-Verwaltung in Frankfurt.