Der Verwaltungsbeirat: Aufgaben, Rechte und Haftung

In vielen Eigentümergemeinschaften gibt es einen Verwaltungsbeirat. Er ist das Bindeglied zwischen Eigentümern und Verwaltung – ein Ehrenamt mit Verantwortung. Seit der WEG-Reform 2020 hat der Gesetzgeber die Rolle des Beirats neu zugeschnitten. Was heute gilt, erfahren Sie hier.

Muss es einen Beirat geben?

Nein. Die Bestellung eines Verwaltungsbeirats ist freiwillig. Nach § 29 Abs. 1 WEG können Wohnungseigentümer durch Beschluss zu Mitgliedern des Beirats bestellt werden. Daraus folgt zweierlei:

• Nur Wohnungseigentümer können Mitglied werden – externe Personen wie Mieter, Steuerberater oder Angehörige nicht (es sei denn, die Gemeinschaftsordnung sieht etwas anderes vor).
• Die Größe des Beirats ist gesetzlich nicht mehr festgelegt. Die frühere Vorgabe von drei Mitgliedern ist mit der Reform entfallen; die Gemeinschaft entscheidet selbst, wie viele Mitglieder sinnvoll sind. Ältere Gemeinschaftsordnungen können allerdings noch eigene Vorgaben enthalten.

Hat der Beirat mehrere Mitglieder, bestimmt er einen Vorsitzenden und einen Stellvertreter. Der Vorsitzende beruft den Beirat nach Bedarf ein.

Die Aufgaben des Beirats

Das Gesetz fasst die Kernaufgabe knapp: Der Beirat unterstützt und überwacht den Verwalter (§ 29 Abs. 2 WEG). In der Praxis gehören dazu vor allem:

• Prüfung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung: Bevor die Eigentümer darüber beschließen, soll der Beirat diese Unterlagen prüfen und mit einer Stellungnahme versehen.
• Vorbereitung der Eigentümerversammlung: etwa durch Abstimmung der Tagesordnung mit der Verwaltung.
• Begleitung größerer Maßnahmen: zum Beispiel bei Sanierungen, Angebotsvergleichen oder der Planung der Erhaltungsrücklage.
• Vermittlung: Der Beirat ist oft erster Ansprechpartner für Eigentümer und kann Konflikte entschärfen.

Wichtig: Der Beirat ist kein Entscheidungsgremium. Er kann der Verwaltung keine Weisungen erteilen und ersetzt keine Beschlüsse der Eigentümerversammlung, sofern ihm nicht durch Beschluss bestimmte Befugnisse übertragen wurden.

Besondere Befugnisse

Einige Rechte weist das Gesetz ausdrücklich dem Beirat bzw. seinem Vorsitzenden zu:

• Vertretung gegenüber dem Verwalter: Gegenüber dem Verwalter wird die Gemeinschaft vom Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder einem durch Beschluss ermächtigten Eigentümer vertreten (§ 9b Abs. 2 WEG). Das betrifft etwa den Abschluss oder die Kündigung des Verwaltervertrags.
• Einberufung der Versammlung: Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, kann der Beiratsvorsitzende (oder sein Vertreter) die Eigentümerversammlung einberufen.
• Unterzeichnung der Niederschrift: Ist ein Beirat bestellt, unterschreibt in der Regel auch dessen Vorsitzender das Versammlungsprotokoll.
• Einsicht in Unterlagen: Für seine Prüfaufgaben benötigt der Beirat Zugang zu Belegen, Kontoauszügen und Verträgen. Ein Einsichtsrecht in die Verwaltungsunterlagen hat im Übrigen jeder Eigentümer.

Haftung: Wann wird es persönlich?

Beiratsmitglieder können für Schäden haften, die sie der Gemeinschaft durch pflichtwidriges Verhalten verursachen. Das Gesetz mildert dieses Risiko für das Ehrenamt ab: Unentgeltlich tätige Beiratsmitglieder haften nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit (§ 29 Abs. 3 WEG).

„Unentgeltlich“ ist dabei eng zu verstehen. Erhält ein Beiratsmitglied eine Vergütung, die über einen reinen Auslagenersatz hinausgeht, kann die Haftungserleichterung entfallen. Und auch grobe Fahrlässigkeit ist schneller erreicht, als viele denken: Wer etwa bei der Prüfung der Jahresabrechnung die Kontoauszüge der Rücklage gar nicht ansieht, riskiert nach der Rechtsprechung mancher Gerichte den Vorwurf grober Pflichtverletzung.

So begrenzen Sie das Risiko:

• Prüfungen sorgfältig durchführen und dokumentieren
• bei Unklarheiten nachfragen und Auffälligkeiten schriftlich festhalten
• eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung für den Beirat abschließen; viele Gemeinschaften übernehmen die Kosten per Beschluss
• auf eine Vergütung verzichten oder diese bewusst gestalten

Tipps für die Wahl

• Achten Sie auf eine Mischung von Kompetenzen: kaufmännisches Verständnis, technisches Wissen, Kommunikationsstärke.
• Legen Sie die Amtszeit per Beschluss fest, damit klar ist, wann neu gewählt wird.
• Klären Sie die Zusammenarbeit mit der Verwaltung: Termine, Kommunikationswege, Unterlagen.

Fazit

Ein engagierter Beirat ist für jede Gemeinschaft ein Gewinn – für die Eigentümer ebenso wie für eine professionelle Verwaltung. Wer das Amt übernimmt, sollte seine Aufgaben kennen, sorgfältig prüfen und sich gegen Haftungsrisiken absichern. Wie die gemeinsame Arbeit in der Eigentümerversammlung organisiert ist, lesen Sie in unserem Beitrag zur Eigentümerversammlung.