Eigentümerversammlung: Ablauf, Fristen und Online-Teilnahme

Die Eigentümerversammlung ist das zentrale Entscheidungsgremium jeder Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Hier werden Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Sanierungen und viele weitere Fragen per Beschluss geregelt. Seit Oktober 2024 sind auch rein virtuelle Versammlungen möglich – allerdings nur unter bestimmten Voraussetzungen.

Einberufung: Wer, wie oft, mit welcher Frist?

• Mindestens einmal im Jahr muss der Verwalter die Versammlung einberufen (§ 24 Abs. 1 WEG).
• Zusätzlich muss er einberufen, wenn mehr als ein Viertel der Eigentümer dies unter Angabe von Zweck und Gründen verlangt oder die Gemeinschaftsordnung es vorsieht.
• Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, können der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, sein Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer einladen.
• Die Einladung erfolgt in Textform – also etwa per Brief oder E-Mail.
• Die Einberufungsfrist soll mindestens drei Wochen betragen, sofern kein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt.

Entscheidend ist die Tagesordnung: Ein Beschluss ist nur gültig, wenn sein Gegenstand bereits in der Einladung bezeichnet war (§ 23 Abs. 2 WEG). Formulieren Sie Anträge daher frühzeitig und konkret.

Beschlussfähigkeit und Abstimmung

Früher musste eine Mindestzahl von Miteigentumsanteilen vertreten sein. Diese Regel ist mit der WEG-Reform zum 1. Dezember 2020 entfallen. Heute ist eine Versammlung unabhängig von der Zahl der Anwesenden beschlussfähig. Ältere Gemeinschaftsordnungen können im Einzelfall noch eine eigene Quorum-Regel enthalten; das sollte geprüft werden.

Für die Abstimmung gilt:

• Es entscheidet grundsätzlich die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG).
• Gesetzlich hat jeder Eigentümer eine Stimme (Kopfprinzip); die Gemeinschaftsordnung kann abweichen.
• Vollmachten müssen in Textform erteilt werden.
• In bestimmten Interessenkonflikten – etwa bei einem Rechtsgeschäft mit dem betroffenen Eigentümer – ist das Stimmrecht ausgeschlossen.

Den Vorsitz führt der Verwalter, sofern die Versammlung nichts anderes beschließt.

Protokoll und Beschluss-Sammlung

Über die gefassten Beschlüsse ist unverzüglich eine Niederschrift zu erstellen. Sie wird vom Vorsitzenden und einem Eigentümer unterschrieben, bei bestehendem Verwaltungsbeirat zusätzlich von dessen Vorsitzendem oder Vertreter.

Getrennt davon führt der Verwalter die Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7 und 8 WEG). Sie enthält im Wortlaut alle verkündeten Beschlüsse, Umlaufbeschlüsse und gerichtliche Entscheidungen in WEG-Verfahren – fortlaufend nummeriert, mit Datum und Vermerken zu Anfechtungen oder Aufhebungen. Jeder Eigentümer darf sie einsehen; das ist besonders vor einem Wohnungskauf wichtig.

Wer einen Beschluss für fehlerhaft hält, muss schnell handeln: Die Anfechtungsklage ist binnen eines Monats nach Beschlussfassung zu erheben und binnen zwei Monaten zu begründen (§ 45 WEG).

Hybride Versammlung: Online zuschalten

Die Eigentümer können mit einfacher Mehrheit beschließen, dass einzelne Teilnehmer ohne Anwesenheit vor Ort teilnehmen und ihre Rechte elektronisch ausüben dürfen (§ 23 Abs. 1 Satz 2 WEG). Die Versammlung findet dann weiterhin an einem physischen Ort statt; wer möchte, wird per Video zugeschaltet. Ein Anspruch auf Präsenz bleibt also erhalten.

Rein virtuelle Versammlung: Seit 17. Oktober 2024 möglich

Seit dem 17. Oktober 2024 erlaubt § 23 Abs. 1a WEG Versammlungen ganz ohne physischen Versammlungsort. Die Bedingungen:

• Erforderlich ist ein Beschluss mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen.
• Der Beschluss gilt für höchstens drei Jahre ab Beschlussfassung.
• Teilnahme und Rechteausübung müssen mit einer Präsenzversammlung vergleichbar sein – Eigentümer müssen also sprechen, Fragen stellen, Anträge einbringen und abstimmen können.
• Übergangsregel: Wird ein solcher Beschluss vor dem 1. Januar 2028 gefasst, muss bis einschließlich 2028 trotzdem mindestens einmal jährlich eine Präsenzversammlung stattfinden (§ 48 Abs. 6 WEG). Darauf kann nur einstimmig verzichtet werden.

Hybride und virtuelle Formate sollten wegen der unterschiedlichen Mehrheiten in getrennten Beschlüssen geregelt werden.

Praxistipps

• Prüfen Sie die Einladung auf Frist und vollständige Tagesordnung.
• Klären Sie vor einer virtuellen Versammlung Technik, Zugangsdaten und Abstimmungsverfahren.
• Lesen Sie das Protokoll zeitnah – wegen der kurzen Anfechtungsfrist.

Eine strukturierte Versammlungsorganisation ist Kern unserer WEG-Verwaltung in Frankfurt. Welche Rolle die Erhaltungsrücklage bei Beschlüssen spielt, erklärt unser Beitrag zur Erhaltungsrücklage in der WEG.