Sondereigentumsverwaltung: Was sie leistet und für wen sie sich lohnt

Wer eine Eigentumswohnung kauft und vermietet, stellt oft überrascht fest: Die Hausverwaltung kümmert sich gar nicht um den Mieter. Der Grund liegt in der Struktur des Wohnungseigentums. Es gibt zwei Ebenen – und für jede ist eine andere Verwaltung zuständig.

Zwei Ebenen: Gemeinschaftseigentum und Sondereigentum

Jede Eigentumswohnung besteht rechtlich aus zwei Teilen: dem Sondereigentum an der Wohnung selbst und dem Miteigentumsanteil am Gemeinschaftseigentum, zu dem etwa Grundstück, Dach, Fassade, tragende Wände und die zentrale Haustechnik gehören. Welche Teile im Einzelnen zum Sondereigentum gehören, ergibt sich aus Gesetz und Teilungserklärung.

Die WEG-Verwaltung wird von der Gemeinschaft bestellt. Sie verwaltet das Gemeinschaftseigentum, führt die Eigentümerversammlungen durch, erstellt Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung und führt die Beschlüsse aus. Für Ihr Mietverhältnis ist sie nicht zuständig.

Was die Sondereigentumsverwaltung übernimmt

Die Sondereigentumsverwaltung (oft kurz SE-Verwaltung) beauftragen Sie als einzelner Eigentümer für Ihre Wohnung. Typische Aufgaben sind:

• Mieterbetreuung: Ansprechpartner für den Mieter, Bearbeitung von Anliegen und Schadensmeldungen.
• Mietenbuchhaltung: Überwachung der Mieteingänge, Mahnwesen, regelmäßige Auswertungen für den Eigentümer.
• Betriebskostenabrechnung: Aufbereitung der umlagefähigen Kosten für den Mieter.
• Mieterwechsel: Wohnungsübergabe mit Protokoll, Kaution, Unterstützung bei der Neuvermietung.
• Reparaturen im Sondereigentum: Koordination von Handwerkern in Abstimmung mit dem Eigentümer.
• Vertretung in der Eigentümerversammlung: mit Vollmacht des Eigentümers.

Die wichtigste Schnittstelle: von der Hausgeld- zur Betriebskostenabrechnung

Die Jahresabrechnung der WEG ist keine Betriebskostenabrechnung für Ihren Mieter. Sie enthält auch Kosten, die nicht auf Mieter umgelegt werden dürfen – etwa die Verwaltervergütung oder Instandhaltungskosten und die Zuführung zur Erhaltungsrücklage. Umlagefähig sind nur Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung, und auch nur dann, wenn der Mietvertrag ihre Umlage vorsieht.

Die Sondereigentumsverwaltung filtert die umlagefähigen Positionen heraus, ergänzt Kosten, die direkt der Wohnung zugeordnet sind (zum Beispiel die Grundsteuer), und erstellt daraus die Abrechnung für den Mieter. Dabei ist die gesetzliche Frist zu beachten: Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Mehr dazu in unserem Ratgeber Betriebskostenabrechnung: Fristen, Inhalte und häufige Fehler.

Für wen sich die Sondereigentumsverwaltung lohnt

• Für Kapitalanleger, die nicht vor Ort wohnen.
• Für Eigentümer mehrerer Wohnungen, die den Überblick behalten wollen.
• Für alle, die Zeit sparen und rechtliche Fehler bei Abrechnung und Mieterhöhung vermeiden möchten.
• Für Erben oder Käufer, die eine bereits vermietete Wohnung übernehmen.

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

Fragen Sie nach dem konkreten Leistungsumfang, der Erreichbarkeit für Ihren Mieter und danach, wie die Abrechnung aufbereitet wird. Klären Sie auch, wie Sonderleistungen – etwa die Begleitung einer Neuvermietung – vergütet werden. Liegen WEG-Verwaltung und Sondereigentumsverwaltung beim selben Verwalter, sind die Wege kurz; zwingend ist das aber nicht.

Mehr zu unserer Leistung lesen Sie auf der Seite Sondereigentumsverwaltung in Frankfurt.