Betriebskostenabrechnung: Fristen, Inhalte und häufige Fehler

Die jährliche Betriebskostenabrechnung gehört zu den wichtigsten Aufgaben eines Vermieters – und zu den fehleranfälligsten. Wer Fristen versäumt oder formale Vorgaben nicht einhält, kann Nachforderungen verlieren. Die wichtigsten Regeln im Überblick.

Die Abrechnungsfrist

Der Abrechnungszeitraum darf höchstens zwölf Monate umfassen. Nach § 556 Abs. 3 BGB muss die Abrechnung dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Endet der Abrechnungszeitraum am 31. Dezember, muss die Abrechnung also bis zum 31. Dezember des Folgejahres beim Mieter sein. Entscheidend ist der Zugang beim Mieter, nicht das Absendedatum.

Kommt die Abrechnung zu spät, kann der Vermieter in der Regel keine Nachzahlung mehr verlangen – es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben des Mieters muss dagegen trotzdem ausgezahlt werden.

Was in die Abrechnung gehört

Umlegen darf der Vermieter nur Betriebskosten, die im Mietvertrag vereinbart sind. Welche Kosten grundsätzlich umlagefähig sind, regelt die Betriebskostenverordnung – etwa Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Heizung, Müllabfuhr, Hausreinigung, Gartenpflege, Hausmeister oder Gebäudeversicherung. Verwaltungskosten und Instandhaltungskosten gehören nicht dazu.

Eine formell ordnungsgemäße Abrechnung enthält insbesondere:

• die Gesamtkosten je Kostenart,
• den verwendeten Verteilerschlüssel und seine Erläuterung,
• die Berechnung des Anteils des Mieters,
• den Abzug der geleisteten Vorauszahlungen.

Häufige Fehler

• Nicht vereinbarte Kosten: Kostenarten, die im Mietvertrag nicht vereinbart sind, dürfen nicht umgelegt werden.
• Falscher Verteilerschlüssel: Etwa wenn statt der vereinbarten Wohnfläche nach Personen abgerechnet wird.
• Verwaltungs- oder Reparaturkosten: Sie sind nicht umlagefähig.
• Fristversäumnis: Besonders ärgerlich, weil sie Nachforderungen meist ausschließt.

Besonderheit bei vermieteten Eigentumswohnungen

Wer eine Eigentumswohnung vermietet, erhält die Hausgeldabrechnung der WEG – diese ist aber keine Betriebskostenabrechnung für den Mieter. Der Vermieter muss die umlagefähigen Kosten daraus herausfiltern und gesondert abrechnen. Genau hier unterstützt eine Sondereigentumsverwaltung.

Einwendungen gegen die Abrechnung muss der Mieter übrigens spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang mitteilen.